Die elektronische Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht – zumindest was den Empfang betrifft. Die Ausstellungspflicht folgt schrittweise. Wer jetzt handelt, ist auf der sicheren Seite.
Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung. Eine PDF-Datei per E-Mail gilt gesetzlich als „sonstige Rechnung" und erfüllt die Anforderungen nicht. Eine echte E-Rechnung muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format aufweisen – also von Software automatisch verarbeitet werden können.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor (B2G) eingesetzt wird. Die Datei enthält alle Rechnungsdaten maschinenlesbar, ist aber ohne Spezialsoftware für den Menschen nicht direkt lesbar.
ZUGFeRD (Version 2.2) – empfohlen für den Mittelstand
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine lesbare PDF/A3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Das Ergebnis: Menschen können die Rechnung wie gewohnt lesen, IT-Systeme verarbeiten sie automatisch. Seit Version 2.2 ist ZUGFeRD vollständig konform mit der europäischen Norm EN 16931 – und damit rechtssicher. Dieses Format ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.
Hinweis: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) ebenfalls.
Hinweis: Bei Nichteinhaltung droht die Versagung des Vorsteuerabzugs – für Aussteller und Empfänger. Zusätzlich sind Geldbußen bis 5.000 € möglich (§ 26a UStG).
1. Empfang sicherstellen
Prüfen Sie, ob eingehende E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen korrekt empfangen, verarbeitet und archiviert werden können. Im einfachsten Fall genügt eine dedizierte E-Mail-Adresse – ideal ist jedoch eine direkte Integration in Ihr Buchhaltungssystem.
2. Format wählen
Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich ZUGFeRD 2.2: einfach zu implementieren, rechtssicher, und von allen gängigen Systemen unterstützt.
3. Software anpassen oder Dienstleister einbinden
Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen die E-Rechnungserstellung bereits oder bieten entsprechende Updates an. Alternativ können externe Dienstleister die Erstellung übernehmen. Wichtig: Das System muss eine nachträgliche Änderung der Rechnungen verhindern und Daten auf EU-Servern speichern.
4. Verfahrensdokumentation aktualisieren (GoBD)
Die neuen Prozesse müssen in der Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens festgehalten werden. Strukturierte Datensätze sind revisionssicher zu archivieren.
5. Geschäftspartner und Mitarbeiter informieren
Stimmen Sie sich frühzeitig mit Lieferanten und Kunden ab. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Formaten – ein reibungsloser Betrieb hängt von allen Beteiligten ab.
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Stand: März 2026. Quellen: DWS Mandanteninformation Nr. 201.1 (06/2024), EPR Monatsinformation März 2026. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
